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论工商部门企业登记档案资源开发利用的必要性

时间:2012-08-09 10:51来源:未知 作者:admin 点击:
工商行政管理部门收集保管了大量各类企业从开业到注销、吊销的原始档案,其独有的信息资源在社会经济活动中有着不可替代的参考和凭证作用。在知识经济时代,信息是最为关键的战略资源,档案是信息最主要的载体之一,档案信息服务业在整个经济发展体系中无疑

   工商行政管理部门收集保管了大量各类企业从开业到注销、吊销的原始档案,其独有的信息资源在社会经济活动中有着不可替代的参考和凭证作用。在知识经济时代,信息是最为关键的战略资源,档案是信息最主要的载体之一,档案信息服务业在整个经济发展体系中无疑将扮演重要的角色。工商机关依法履行市场准入、市场监管、消费者权益保护职能,需要查阅企业登记档案;公、检、法机关办案,打击、查处违法者,需要查询工商档案;中、外企业及自然人投资兴办企业,签订经济合同,解决产权、股权纠纷,保护自身合法权益等等也都需要查询工商企业登记档案。

  一、 企业登记档案的概念
  企业登记档案是工商行政管理机关依法进行企业登记管理过程中形成的具有保存和查考价值的文字、图表、声像等不同形式的文件材料,它包括企业法人、有限责任公司、股份有限公司、外商投资企业、私营企业以及外国企业代表机构办理名称预先登记、开业(设立)登记、变更登记、延期登记、登记公告、年度检验登记时提交的申请登记表、企业合同、章程、法定代表人(负责人)登记表、经营场所证明、验资报告等材料,是工商行政管理机关登记管理工作的历史记录,他们在登记注册行政许可工作中以及各类经济活动中起着重要的依据、凭证作用。
  二、 企业登记档案的特点
  (一)生成数量巨大
  随着我国经济的迅速发展,市场投资环境的不断改善, 市场上开办公司的数量越来越多。尤其是最近两年,随着经济危机的缓解,工商部门在有关部门的配合下,不断完善相关政策、法规,扶持企业发展,市场投资环境不断优化,新开企业登记数量逐年上升,又因企业经济活动频繁,需要不断对企业登记情况进行变更,这些都造成企业登记档案数量的急剧增加。截止到2010年5月底,北京市工商登记部门登记注册的开业企业就有63万余户,形成的登记档案总计已达到697.3万余卷,10546万余页。
  (二)归档的动态性
  企业登记档案同户籍档案、干部人事档案相类似,只要企业主体不消亡,就会不断有新的档案形成。由于企业在经济活动中处于不断的运动变化之中,企业改制、重组、转产、兼并等活动日趋频繁,其经营地点、法人、名称、股东、资金、经营范围等也会发生变化,企业登记档案的收集、归档不是一劳永逸的。企业登记档案的管理必须随着企业登记情况的不断变化、企业状态的改变而采取动态的管理方式。企业登记档案的开发利用也必须紧紧围绕这个特点进行,才能保证获取登记档案信息的准确性、真实性。
  (三)档案保管地点的变化性
  按照《中华人民共和国公司登记管理条例》的规定,除按规定应由国家工商行政管理总局登记的公司外,由省、自治区、直辖市工商行政管理局负责本辖区内公司的登记。设区的市(地区)工商行政管理局、县工商行政管理局,以及直辖市的工商行政管理分局、设区的市工商行政管理局的区分局,负责本辖区内的公司登记。因公司是属地登记管理,当公司住所变化时,其登记管辖工商机关也相应发生变化,该公司登记档案也由原登记机关迁往新住所所属工商登记机关管理。企业档案的保管地点不是一成不变的,随企业主体登记机关的变化而迁移。
  (四)高利用率
  在工商事业现代化管理形成的庞大的信息资源中,企业登记档案信息资源具有凭证性、唯一性、可靠性和权威性,其独有的经济价值在社会活动中有着不可替代的参考和凭证作用。在工商部门内部,注册登记部门在进行企业变更时常常需要核对企业开业登记材料中的事项(例如股东签字等);企业监督管理部门在年检和日常对“经济户口”的管理中也经常要翻阅企业原始的登记档案;执法办案部门更是要复制企业登记档案原件作为证据材料。在工商部门以外,公、检、法、审计机关办理各类案件,需要查询企业登记档案;中、外企业及自然人投资兴办企业,签订经济合同,解决产权、股权纠纷,保护自身合法权益等等也都需要查询企业登记档案;更有甚者,个人在进行工伤鉴定时,或者在办理个人养老保险进行工龄确认时也需要企业登记档案作为凭据。
  三、企业登记档案开发利用必要性及内涵
  开发利用工商部门企业登记档案信息资源的最终目的,就是使档案信息转化为社会财富。作为工商行政管理部门的档案馆肩负着大量的业务查询和档案信息的收集、整理及对外服务工作,既要为工商部门内部工作查阅提供及时准确、优质高效的服务,又要为公安机关、检察院、法院、审计机关办案以及社会经济、法律活动的需要提供服务,其工作责任十分重大。因此,逐步提高工商档案馆对外服务的能力,扩大现代化技术在企业登记档案工作中的开发与应用,进一步对企业登记档案信息资源进行开发与利用,对于完善企业登记档案的科学化管理具有重要意义。
  (一)开发利用企业登记档案是充分发挥其作用和价值的重要手段
  企业登记档案在开发利用之前,其价值功能是潜在的, 具有隐蔽性的特点,还无法构成真正的信息资源。只有通过开发利用,才能使得其中蕴涵的潜在价值转变为现实价值,才能真正发挥其经济效益和社会效益。正所谓“秘而不宣,用之为宝,锁之为废”。只有合理、科学地开发利用企业登记档案,为社会主义现代化建设提供法律凭证和现实参考,并使之在社会经济建设、法律建设甚至是道德建设中发挥作用,才能突显企业登记档案的价值所在。
  (二)工商部门内部“经济户口”管理要求大力加强企业登记档案的开发利用
  政府赋予工商行政管理机关的一项重要职责就是对市场主体企业的行政准入及对其市场行为进行监督,建设、完善市场生态环境。“经济户口”又称“经营主体户口”,记载了某一经营主体(企业)在经营活动过程中的运行轨迹,企业登记档案是从经营者登记注册时开始的,在其经营过程中不断产生的,恰恰是对这一轨迹的印证,客观记录了经营主体的基本情况和工商监管过程中掌握的市场经营主体竞争行为。企业登记档案的开发利用,为工商部门开展市场监管、区域经济巡查奠定了坚实基础,对工商部门建立静态与动态相互结合市场监督管理体制,强化行政监督执法职能以及促进对市场秩序的控制力、信息掌握量、运行机制等方面意义重大。
  (三)信息公开推动了社会对企业登记档案信息需求
  在现代社会,信息公开不仅是满足民众知情权的需要,也是维护社会和谐稳定,推动社会发展的需要。档案是人类社会活动的原始记录,是凭证,它凝聚着大量的知识,记载传递着丰富的信息,是亟待公布的重要信息资源之一。
  《中华人民共和国政府信息公开条例》中规定“属于主动公开范围的政府信息,应当自该政府信息形成或者变更之日起20个工作日内予以公开。” 有关专家认为,通行于网络上的80%的有效信息掌握在政府手中,而政府的信息绝大部分存在于档案馆中。如果要满足社会和公众能够及时获取所需要的各种与其利益有着密切关系的企业登记档案信息,就必须大力开发利用企业登记档案信息资源。
  (四)开发利用企业登记档案顺应信息化时代要求
  仅以北京市工商局为例,1997年底,北京市工商局市局机关保管企业登记档案共计18万卷,约400万页,当时这一数字还以每天100卷、2500页的速度递增。为满足工商部门内部和社会各界对企业登记档案的利用需求,档案管理人员每年需调卷近1.4万卷,落后的档案管理手段与日益增长的机关内部办公及社会利用需求之间的矛盾日益显露。
  首先,如此大量的工作,完全采取传统的管理方法,手工操作,这样不但工作效率低,查全率与查准率也难以保证。第二,完全手工调卷大大增加了调卷和归档的错误机会,容易造成档案混乱。第三,由于档案原件被频繁翻阅、复印,极易造成纸张破损、字迹模糊,并存在被人私自涂改、撕毁的危险。档案的完整与安全难以保证。第四,由于档案载体限制,同一份档案信息不能被多用户同时使用,也无法实现远程调阅。第五,受档案法规关于档案开放范围的限制,档案原件仅能对内部和公、检、法机关开放,这就使得社会上很大一部分查询需求不能被满足。工商档案的巨大社会效益难以充分发挥。只有顺应信息时代的要求,通过现代化信息手段充分开发利用企业登记档案,才能解决企业登记档案利用需求与档案开发利用手段不匹配的问题。
  综上,工商部门企业登记档案开发利用的建设目标是在网络上形成大规模的、高度有序分布式企业登记档案资源库,采用先进的信息技术、网络技术保证档案数据的保存、利用的安全性、长期性。使得工商部门的死档案真正转化为提高工商部门工作效率,满足社会各界档案信息需求的活资源。
(责任编辑:admin)
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