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电子文件非线性管理特征与实施研究

时间:2012-08-09 10:43来源:未知 作者:admin 点击:
摘要:电子文件管理活动具有典型的非线性特征,如管理的高维度、高开放、平衡偏离、管理流程的非线性等,是一个非线性管理活动,档案馆应从长期规划、组织结构、工作流程的优化等方面来实现电子文件的非线性管理。 关键词:电子文件 非线性 管理流程 文件运

    摘要:电子文件管理活动具有典型的非线性特征,如管理的高维度、高开放、平衡偏离、管理流程的非线性等,是一个非线性管理活动,档案馆应从长期规划、组织结构、工作流程的优化等方面来实现电子文件的非线性管理。

  关键词:电子文件 非线性 管理流程
  文件运动的规律性是档案学者一直研究的问题。学者们对文件运动规律的研究取得了许多成果,或认为其是线性运动,或认为其是纵横向运动,或是螺旋式发展,或线性运动复式进行①。不考虑文件的整个生命周期,纸质档案的管理是线性的,这一点得到了大多数档案学者的认同。
  对于电子文件来说,其管理不能再以线性来描述。和纸质档案管理相比,其管理活动的参与者明显增多,其目标各异,彼此间相互影响的程度较深,各组成要素、各要素间的相互关系、参与者的行为方式存在着差异,呈现出较强的不对称性。不仅如此,电子文件管理活动与社会、经济环境有着多层次、多角度、多渠道的相互作用关系,可以说,和纸质档案管理相比,电子文件管理活动是一个受技术、资源、经济和社会诸多因素影响制约的复杂系统。
  一、电子文件非线性管理的特征
  1.管理的高维度性与突变性
  任何一个成熟的电子文件管理活动,无论是从参与者的数量来说,还是从影响电子文件管理的因素来看,和纸质档案管理相比,都是绝对的高维度。就是说,影响电子文件管理活动的独立变量数不是一个两个,而是更多,使其不再具有低维的、微观的简单性。如电子文件的双重鉴定、电子文件格式与迁移、元数据管理等均已超出了纸质档案管理活动的范畴;一些组织可能并不直接参与到电子文件管理活动中,但其研究的成果却对电子文件管理有着极大的影响,影响着管理的流程、组织结构、人员配置甚至系统的设置;信息技术的一点变化都可能对电子文件管理活动造成影响,如文件类型、存储系统的发展等。
  电子文件管理活动对外部环境尤其是初始条件具有严重的依赖性,系统初始条件的一点小变化,最终能带来行为结果的巨大变化,就像所谓的“蝴蝶效应”,即一个原以为可以忽略不计的微小变化(南美洲一只蝴蝶扇动翅膀),可以造成电子文件的面目全非(在北美洲引起了一场风暴),这就是突变性,即外界条件的微小连续性变化,导致系统宏观状态的不连续剧变,这只有在非线性系统中才可能出现。在线性系统中,外界条件的连续变化,只能导致系统状态成比例地连续变化。电子文件管理活动的突变性已在实际工作中有所体现,中国人民大学“我国电子文件管理国家战略的基础理论与框架体系研究”课题组曾进行过统计:由于电子文件归档方法、管理理念、管理方法、管理制度、管理软件等方面的诸多因素,25.6%的机构只接收党政文件和部分业务文件,其余74.4%的机构由于电子文件管理系统不完善,而无法接收和管理电子文件,致使其长期保管在业务部门和信息部门,导致这些机构面临电子文件严重失存的危险。课题组调查的档案馆中,10.3%已经出现了电子文件无法读取的问题,至少有37.9%的机构已经发生或者存在影响电子文件长期可读性的风险,高达86.2%的档案馆尚未制定电子文件的迁移规划,31%的档案馆未采取任何措施以保证电子文件的可读性②。
  但另一方面,电子文件管理活动的维数也没有多到随机运动所要求的程度,远不足以产生像统计物理上微观粒子运动那样宏观的、超高维的简单性,还是可以从其运动中寻找其规律的。管理人员在标准参考模型的指引下,通过组织、流程、人员、设备等的协作,可以将管理活动转化为一种时间、空间或功能上的有序状态,对电子文件进行有序的管理。
  2.管理的高开放性
  电子文件管理是一个具有较高开放性的活动,其与外部的联系越来越密切。它不仅受到管理活动内部各方面的影响,还对管理活动外部环境的影响因素反映敏感,尤其是信息技术飞速发展的影响。可以说,电子文件管理和纸质档案管理活动相比,具有方位与跨度上的开放性,受着外界的影响远大于后者,尤其是电子文件形成时各种因素能极大影响其长期保存,这就是强调前端控制的原因。
  3.管理活动偏离平衡的特性
  这里引用了一个物理学的概念。对于刻画系统某方面性质的物理量,如果系统各个部位均匀,则称相对于此变量系统处于平衡状态;若只有轻度的不均衡,则称为近平衡状态;若不均匀,则称为偏离平衡态[4]。系统处于平衡或近平衡态时,性质比较接近,处于远离平衡态时则表现出极为不同的特征。此时,系统拥有很多复杂的、活跃的性质。电子文件管理在很多方面都表现出偏离平衡态的性质。
  从组成要素看,电子文件管理活动包括管理层(如国家档案局、中央办公厅、国务院办公厅等)、档案馆、各政府机关、利用者(当地和全国用户)、信息技术公司(软件开发公司及相关公司)、国际相关组织(如标准化组织)等。这些要素在管理活动中地位不同、角色各异,各有其自身的任务、目的、权限、活动空间和行为模式等。尤其是目前国内电子文件管理正处于规范化的起始阶段,可以认为是一个结构上的偏离平衡。
  电子文件管理活动的一个基本主体是各级综合档案馆。而各级综合档案馆的规模,不管是在所管理的电子文件的数量还是经费、工作人员的知识结构等方面,均差别很大,呈现出不均匀、不对称的偏离平衡状态。
  电子文件管理活动的另一个基本主体——利用者的构成也是偏离平衡态的,主要体现在利用者的知识结构上。纸质档案利用中存在的利用者职业、专业等差别因素依然存在,同时不同利用者信息技术水平、所占有相关信息的差别开始显现,出现不对称的现象。这种偏离平衡态相应导致了其电子文件利用的偏离平衡。
  目前我国电子文件管理现状是,基础理论正在完善,管理实践比较薄弱,没有最佳实践。电子文件管理活动的主体——档案馆在电子文件前端控制力极弱,没有参与文件生成系统的分析设计;对于文件后端,档案馆几乎没有能力参与到管理系统的分析设计,更加剧了电子文件管理活动偏离平衡状态。
  4.电子文件管理的流程是非线性的
  在纸质档案管理活动中,工作流程基本是一个线性结构,一个工作环节紧接着另一个工作环节,一个工作环节的结束标志着另一个工作环节的开始。在电子文件管理活动中,存在着大量工作环节相互交叉的现象。典型的如著录环节,从文件生成开始贯穿了电子文件管理的全过程,大量的元数据需要著录以保证电子文件的真实性与长久可保存性。鉴定工作也可能分为两个过程,一个是文件生成时进行的价值鉴定,一个是归档时的技术鉴定。
  对于电子文件管理工作的可信流程进行了详细分析。从分析中可以看出,六个功能实体间有大量的数据交互和相互作用。如格式管理涉及到提交、收集、保存规划、系统管理等,形成了一个非线性的、网状的功能结构。
  电子文件管理活动的上述性质:高维度性、高开放性、偏离平衡特性等导致在管理活动中出现了高维的、错综复杂的相互作用。各因素之间、管理活动与外部环境之间、电子文件管理的现状与将来之间都存在着“剪不断,理还乱”的复杂联系,它们相互作用,相互影响,表现出强烈的非线性特征。电子文件管理活动作为一个整体而存在,也作为一个整体而发展演化,其内部因素之间及其与外部因素之间存在着非线性的相互作用关系,这使得整个管理活动的功能具有“整体大于部分之和”的行为可能性,不可简单地将其理解为各子系统功能的线性迭加。
  二、应对策略
  1.档案馆应制定电子文件管理的长期战略规划
  电子文件受到前端的影响非常大,如果文件在生成时就没有考虑真实性与长久可保存性,经过非线性反馈过程的不断放大,最终可能造成电子文件严重失存的危险。因此,档案馆应制定电子文件管理的长期战略规划。同时,电子文件管理活动存在着许多不确定的因素,使得系统内部和系统之间、人与人之间、系统与环境之间的相互作用非常复杂,长期规划不应过分注重结果的精确程度,而应注重对未来可能出现的各种情境的分析,减少战略的刚性和被动适应性、缩短战略规划长度,增加战略的柔性、增强战略的灵活性和敏捷性,以应对不断变化的环境。
  2.提高管理活动的自组织协同能力
  一般来说,自然系统在偏离平衡态后经过系统的自我调整或外部环境的干预能够产生新的有序行为,电子文件管理活动也是如此。其产生有序的内因是内部各要素之间及内部要素和外部要素之间的非线性相互作用机制,外因则是其周围的环境条件。因此,可以通过电子文件管理业务流程重组等方法,使管理活动的各要素形成一种有序的结构和状态。
  3.建立柔性化的组织结构
  传统档案馆在组织内部部门与部门之间、个人与个人之间建立了严密的上下级关系、指挥与执行命令的关系,在组织形式上呈现为“金字塔”式的层次型结构。为了适应电子文件的非线性管理,档案馆应将注意点转移到“适应、调整、变革”上来,通过在各部门之间建立“网络结构”的柔性组织形式,消除内部不同层次之间的边界,各不同层次都能等同地面对环境,相互并行地协同并适应环境变动中出现的各种情况,提高档案馆适应电子文件管理活动环境变化的能力,同时还能激发每个单位和个人的积极性、创造性。如现在国内外学者提出诸如组织结构的扁平化、工作团队、网络化和虚拟化的思想,都体现了组织结构的“柔性化”。
  4.电子文件非线性管理的实践
  (1)工作点附近小范围内线性化
  线性关系是互不相干的独立关系,而非线性则是相互作用,而正是这种相互作用,使得整体不再是简单地等于部分之和,而可能出现不同于“线性叠加”的增益或亏损,但并不是说非线性管理与线性完全的不可调和。在分析非线性系统时,在工作点附近小范围内线性化就是一种常用的方法。
  然而,非线性系统并不是简单的“线性叠加”,因此这种方法用在非线性系统的局部或在实际系统的非线性程度不严重时具有实际意义。如果实际系统的非线性程度比较严重,则不能采用该方法去进行系统的整体研究,否则会产生较大的误差,甚至会导致错误的结论。这时应采用非线性系统的研究方法进行研究。
  (2)建立非线性工作流程
  通过对电子文件管理局部细节的线性化,明确局部细节的功能,对电子文件管理整体活动建立“模糊化”工作流程,即非线性工作流程,打破传统档案管理的单一线性管理流程,打破时间顺序、工艺顺序和设备限制,电子文件管理按不同文件的特性,走有针对性的流程,各个功能模块协同或并行工作,这有些类似于制造行业中广泛应用的“柔性化生产”。
  电子文件管理的“柔性化”,包括两个方面的柔性化,一个是广义柔性化,如对整个电子文件管理活动采用项目管理的方式,从成本、资源、流程设计等方面进行管理和约束;一个是狭义的柔性化考虑,如实现流程的整体非线性化、并行化,多个流程之间实现多人多岗位的协同。对于后者,具体来说可以有以下几种方式,如同一时间线,分时间段协同;同一处理工作,不同操作并行工作等。
  三、小结
  电子文件管理活动是一个非线性系统。作为一个非线性系统,电子文件管理活动不应该满足于对传统纸质档案管理流程的“零敲碎打”式的改进,这种改进会使电子文件管理人员不可避免地陷入“救火管理”中,忙于修补流程中错误,而忽略了电子文件的全程管理。档案馆必须掌握创新管理的非线性特质和积极运用非线性法则进行创新管理,应用OAIS对电子文件的整体流程进行分析、重建,进一步反映在组织结构上,从而为档案馆电子文件的全生命周期管理奠定基础。
(责任编辑:admin)
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